Mire figyeljünk, ha irodát költöztetünk? – Praktikus útmutató
Az irodaköltözés sok vállalkozás életében mérföldkő. Új lehetőségeket, modernebb környezetet és jobb munkafeltételeket teremthet, ugyanakkor számos kihívással is jár. Ha nem készülünk fel alaposan, a költözés könnyen fennakadást okozhat a működésben. Összegyűjtöttem a legfontosabb szempontokat, amelyekre érdemes figyelni, hogy a folyamat gördülékeny legyen.
1. Tervezés és szervezés
Az egyik legfontosabb tényező az időzítés. Érdemes a költözést olyan időszakra tenni, amikor kevésbé leterhelt a cég. Jelöljünk ki egy projektfelelőst, aki összefogja a folyamatot, és ügyel arra, hogy minden határidő tartható legyen. Ne felejtsük el a költségvetést sem: a szállításon túl számolni kell bútorozási, IT, jogi és marketing költségekkel is.
2. Az új iroda kiválasztása
Az elhelyezkedés kulcskérdés: fontos, hogy az ügyfelek és a munkatársak is könnyen megközelíthessék. Érdemes figyelni a közlekedési lehetőségekre, a parkolásra, valamint arra, hogy az iroda alapterülete ne csak a jelenlegi, hanem a jövőbeni igényeknek is megfeleljen. Kiemelt szerepe van az IT és közmű infrastruktúrának – a megbízható internet, biztonsági rendszerek és megfelelő szerverhely biztosítása elengedhetetlen.
3. Munkavállalói szempontok
Az irodaváltás nemcsak logisztikai, hanem emberi tényező is. A dolgozók ingázási ideje lehetőleg ne növekedjen jelentősen, és az új helyszín biztosítson kényelmi lehetőségeket (pl. éttermek, kávézók a közelben). Fontos, hogy időben kommunikáljuk a változást, és bevonjuk a csapatot az új iroda megismerésébe.
4. Jogi és adminisztratív teendők
Az új iroda bérleti szerződését alaposan át kell nézni, a régi szerződést pedig időben felmondani. A költözéshez kapcsolódik a székhelyváltoztatás bejelentése a cégbíróságnál és a NAV-nál, illetve a biztosítások aktualizálása. Ezt a részt sokan alábecsülik, pedig nélkülözhetetlen a jogszerű működéshez.
5. Kommunikáció partnerek és ügyfelek felé
Ne feledjük, a címváltozást minden felületen frissíteni kell:
-
Google Cégprofil
-
weboldal és közösségi média
-
e-mail aláírások
-
nyomtatott anyagok (névjegykártya, levélpapír)
Az ügyfelek és partnerek felé érdemes külön értesítést küldeni, és akár egy nyitó eseménnyel vagy sajtóközleménnyel is jelezhetjük az új kezdetet.
6. A költözés lebonyolítása
Irodák költöztetésére specializálódott céget válasszunk, amely biztosítással is rendelkezik. A bútorokat és dobozokat címkézzük fel, hogy a helyszínen gyorsan megtalálja mindenki a saját eszközeit. Az IT rendszerek szakszerű költöztetése kulcsfontosságú: a szerverek és gépek biztonságos szállítása és gyors újraindítása nélkül a cég működése könnyen megakadhat.
Záró gondolat
Az irodaköltözés egyszerre jelent kihívást és lehetőséget. Ha előre gondolkodunk, figyelembe vesszük a munkatársak, ügyfelek és partnerek szempontjait, valamint gondoskodunk a jogi és technikai részletekről, akkor az új iroda valóban friss lendületet adhat a cégnek.